AUDITORÍAS EN REMOTO: RESULTADOS FIABLES, EXPERIENCIA CONTRASTADA

Tiempo de lectura: 3 min

¿Son fiables los resultados de una auditoría en remoto?

¿Cuál es la experiencia de AMBICAL?

La actual Crisis Sanitaria ha puesto en relieve la importancia que las nuevas tecnologías tienen en la nueva Sociedad, las empresas ante esta situación excepcional deben seguir garantizando, ante si mismos y ante terceros, que continúan trabajando conforme a los estándares definidos, protegiendo de esta manera la confianza de los Clientes y Consumidores.

En consecuencia, lo que hasta hace poco a muchos les parecía impensable, se ha convertido en una nueva realidad: gracias a las Nuevas Tecnologías estamos consiguiendo, entre todos, llevar a cabo las auditorías de una manera “diferente” y en remoto, y parece que es una herramienta que viene para quedarse y que abre nuevas posibilidades para un futuro post-Covid del que, estamos seguros, saldremos reforzados.

En este post os queremos contar nuestra experiencia con las auditorías en remoto y la forma en que desde AMBICAL las llevamos a cabo:

¿Qué es una auditoría en remoto?

Una auditoría en remoto es aquella que se realiza sin presencia in-situ de al menos uno de los interlocutores implicados, esto puede ser el Auditor, un Responsable de la organización, el personal de algún centro de trabajo o varios de ellos.

De esta forma la auditoría se realiza, completamente o en parte, a través de herramientas de comunicación virtuales.

Y con esto se nos abre un mundo nuevo de posibilidades, no es sólo el auditor el que podría estar en remoto sino que el responsable de la central de la organización puede no necesitar desplazarse hasta el centro de trabajo para poder presenciar la auditoría, el Responsable de un Departamento que se encuentra de viaje puede conectarse a distancia desde donde esté sin necesidad de agendar la auditoría para evitar desplazamientos en esas fechas, dos centros con una separación física importante entre ellos pueden ser auditados en el mismo día cuando los tiempos de desplazamiento lo habían hecho inviable hasta ahora, se abre una nueva forma de hacer las auditorías que con el tiempo veremos hasta donde evoluciona, cada día se abren nuevos escenarios y hay que estar preparados para ello.

Y es que además la mejora ambiental es indudable, ¡todo son ventajas!.

¿Qué fases tiene una Auditoría en remoto?

1-. Planificación. En las auditorías en remoto esta fase es si cabe más importante ya que será en esta fase donde se verifique que la auditoría podrá llevarse a cabo de manera eficiente sin presencia física, en AMBICAL la realizamos en tres etapas:

  • Evaluación del Riesgo: lo primero que se realiza es una evaluación conjunta con la organización a auditar para verificar que la auditoría se podrá llevar a cabo: comprobar el nivel de actividad que mantiene (si la organización está parada resultará imposible evaluar la producción, se evaluaría el poder realizar una evaluación documental dejando la parte de producción para una revisión posterior), disponibilidad de los interlocutores requeridos (en presencial o en remoto) en esta etapa definimos conjuntamente con la empresa quien será nuestro guía/s en planta, disponibilidad de medios técnicos por parte de la organización (fundamentalmente equipo con conexión a internet, webcam, micrófono y altavoces).

Si el resultado de todas las comprobaciones es que se puede llevar a cabo la auditoría sin riesgo continuamos con la planificación.

  • Selección de las herramientas informáticas: en colaboración con la organización seleccionamos la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades de entre todas las disponibles, por citar algunos ejemplos hasta la fecha hemos utilizado Clickmeeting, MS Teams, Skype, Zoom, Gotomeeting, Webex, Whatsapp, etc. Herramientas hay muchas, todas ellas tienen sus ventajas y sus inconvenientes pero bien utilizadas cualquiera sirve para los propósitos pretendidos, sólo hay que buscar la que mejor se ajuste a cada caso.

Lo ideal en estos casos además es realizar previamente una prueba de medios técnicos para garantizar que todo funciona correctamente y poder realizar los ajustes necesarios antes de iniciar la auditoría, nuestra experiencia nos dice que los más típico es que el micrófono no funcione a la hora de la verdad o que alguien no sepa cómo realizar alguna acción con la herramienta, pero más allá de eso lo cierto es que las empresas están completamente preparadas y el personal tiene las competencias para poder realizarlo.

  • Definición del plan de visita: como en cualquier auditoría se prepara un plan de visita definiendo interlocutores y horarios, en una auditoría remota esta fase es si cabe más importante ya que es necesario que todos los interlocutores dispongan de acceso a los medios tecnológicos en el momento planificado. El plan se envía previamente a la empresa para su aprobación y difusión.

2.- Realización de la auditoría. La auditoría la realizamos en dos etapas que se intercalan en el tiempo:

  • Revisión documental y de registros la realizamos a través de herramienta de reuniones virtuales, que permite, además de la conversación cara a cara con varios interlocutores, también la revisión de documentos y registros en pantalla, en directo y sin que la organización tenga que “sacar” nada de su sede ni enviarnos nada para revisión posterior, de esta forma garantizamos más si cabe la Protección de los Datos.
  • Visita e inspección de instalaciones, maquinaria, personal y producción en marcha la auditamos a través de una vídeollamada en directo con los interlocutores en planta, a los que vamos pidiendo, como en cualquier auditoría, que nos vayan mostrando con la cámara delantera de sus Smartphone lo que les vamos requiriendo.

3.- Emisión de Informe de auditoría. Como en cualquier otra auditoría se entrega a la organización a la finalización de la auditoría un informe con los resultados de la auditoría, indicando las cuestiones auditadas y las posibles deficiencias encontradas.

Gracias a esta metodología ya hemos conseguido llevar a cabo auditorías de primera y segunda parte y participado activamente en auditorías de tercera parte, tanto de Seguridad Alimentaria, Gestión de Calidad y Gestión Medio Ambiental como Auditorías Sociales.

¿Qué dicen los organismos de esta metodología?

Seguro que muchos ya habréis oído hablar de los documentos IAF-ID3:2011 e IAF-MD4:2018 porque últimamente van ligados a la palabra “en remoto”, pues sí, resulta que IAF ya hace años que había publicado documentos estableciendo cómo se debería hacer una auditoría en remoto que en cuanto empezó la cuarentena todos nos hemos puesto todos a rebuscar, es decir, sí, las auditorías en remoto son posibles desde hace años y ahora sin duda es el momento de aprovechar sus máximas funcionalidades.

Por su parte el Comité de Certificación de la AEC (integrado, entre otros, por las principales entidades de certificación y ENAC) ha publicado un documento en donde recogen sus criterios y orientaciones para poder llevarlas a cabo. La conclusión es que sí es posible realizar auditorías en remoto que permitan mantener los certificados si se dan las condiciones técnicas necesarias para ello.

De esta forma, tanto las certificadoras como ENAC están ofreciendo actualmente la opción de realizar la auditoría en remoto.

¿Qué opinan nuestros Clientes?

Para concluir, querríamos dar las gracias a nuestros Clientes (y esta vez con más mayúscula si cabe que nunca) porque están demostrando una capacidad de adaptación, de flexibilidad y de colaboración dignas de mención. El escenario era nuevo para todos pero han demostrado que incluso en las situaciones más adversas son capaces de alcanzar sus objetivos.

¿Crees que las auditorías en remoto te pueden resultar útiles?

Si tú o alguien de tu organización estáis interesados en conocer más detalles sobre las auditorías en remoto y cómo pueden ayudar a cumplir los requisitos de Clientes y a mantener los Sistemas de Gestión en funcionamiento y progreso, podéis consultarnos aquí.

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