Experiencia en la transición a las nuevas versiones de las normas ISO 9001 y 14001

La publicación de las nuevas ediciones de las normas de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 y de Gestión Ambiental ISO 14001:2015 trae consigo cambios tanto estructurales (Anexo SL y la nueva estructura HLS) como de conceptos. En las nuevas revisiones, se incide en la importancia del contexto, el liderazgo y las necesidades y expectativas de las partes interesadas, pero… ¿Qué necesita tu organización?, ¿Cuáles son los riesgos y oportunidades a los que se enfrenta? y, sobre todo, ¿Cuáles son sus objetivos finales?.

¿Cómo identificar los cambios? ¿Cómo trabajar con los riesgos que todo cambio implica? ¿Cómo aprovechar mejor las oportunidades? ¿Te pueden ayudar las nuevas Normas ISO 9001 e ISO 14001 en todo esto?. Seguramente te estás haciendo todas estas preguntas y alguna más.

¿Qué necesita tu organización? ¿Viejas normas que encorsetan su forma de trabajar? ¿Obsoletos e inabarcables Sistemas Documentales poco operativos? ¿Cuáles son los riesgos y oportunidades reales en el mercado? y ¿Cómo se va a enfrentear mi Organización a ellos?.

La publicación de las nuevas ediciones de las normas de Gestión de la Calidad ISO 9001 y de Gestión Ambiental ISO 14001 en el año 2015 –con todos sus cambios que ya comentamos en un post anterior-, es la prueba definitiva de que los sistemas de gestión realmente han madurado y pueden ayudarte de hecho a resolver todas estas preguntas. ¿Sabes cómo?

TE CONTAMOS EN PRIMERA PERSONA NUESTRA EXPERIENCIA:

En AMBICAL llevamos 11 años certificados por ambas normas y nuestro Sistema de Gestión ha sido, y es, una herramienta eficaz y palanca de mejora.

Por ello, nos planteamos la transición hacia las nuevas versiones de ambas normas como una oportunidad de mejora real. De esta forma en septiembre de 2016 hemos renovado nuestro compromiso en Calidad y en Medio Ambiente, adaptándonos a las nuevas versiones de ambas normas.

El camino que seguimos fue:

1. ANÁLISIS EN PROFUNDIDAD DE LAS NUEVAS VERSIONES DE LAS NORMAS

Nuestro primer paso fue realizar un análisis profundo de las nuevas versiones de las normas, con el objetivo de comprender cómo podíamos aplicarlas, revisar las versiones anteriores e identificar los cambios.

El resultado del análisis nos permite identificar los requisitos de estas nuevas versiones y las necesidades de nuestro sistema de gestión para cumplir con los mismos.

 

2.FORMAR A NUESTROS CONSULTORES Y AL RESTO DE NUESTROS EQUIPOS

En AMBICAL consideramos que una de las claves para la consecución de una transición exitosa es, sin duda, una adecuada y actualizada formación de nuestro equipo. Por ello analizamos las necesidades identificando los recursos necesarios e implementamos planes de formación para convertirlas en fortalezas.

Para ello nuestros equipos asistieron a cursos de formación impartidos por entidades de reconocido prestigio, y que habían participado activamente en la definición de las nuevas versiones.  Además se organizaron cursos de formación internos para transmitir los conocimientos adquiridos. El resultado final es que tenemos un equipo con profesionales formados, conocedores de los requisitos y enfocados a su aplicación práctica en la mejora del día a día.

AMBICAL cuenta con sistemas para detectar las necesidades de formación de sus profesionales, y en función de ellas, plantear planes de formación adaptados, medir la eficacia de los mismos, y evaluar de forma continuada el Desarrollo Profesional de todos los integrantes del equipo. Estas herramientas permiten afirmar que cuenta con los mejores profesionales, con formación e información actualizada en todo momento, y capaces de llevarla a la práctica en su labor diaria con nuestros Clientes.

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3.HICIMOS UN “ANÁLISIS DE GAP” PARA CLARIFICAR SITUACIÓN ACTUAL VS OBJETIVOS

Realizamos una revisión de los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 frente al actual cumplimiento con las normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 de nuestro Sistema de Gestión Integrado. Nuestro objetivo fue que este análisis GAP nos ayudara a identificar las posibles lagunas o deficiencias que existían entre su situación actual y el estado futuro que deseábamos alcanzar, junto con las distintas acciones que debíamos identificar para una transición exitosa.

Con el análisis GAP de nuestro sistema de gestión conseguimos ver lo que ya teníamos e identificar aquello que necesitábamos. identificamos los principales cambios como oportunidades de mejora, nuevos requisitos de liderazgo, riesgo y contexto de la organización.

 

4.DESARROLLAMOS UN PLAN DE TRANSICIÓN

Una vez identificadas nuestras debilidades y fortalezas, según la nueva estructura de las normas, establecimos un plan de trabajo para llevar a cabo la implantación de los cambios requeridos, identificando tareas, responsables y plazos para llevarlo a cabo.

De esta manera pudimos situarnos en tiempo y recursos necesarios para la consecución exitosa de la transición hacia las nuevas versiones.

 

5.REVISAMOS Y ANALIZAMOS EL CONTEXTO DE NUESTRA ORGANIZACIÓN Y LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES DE LAS PARTES INTERESADAS

Para la nueva versión de las normas, el análisis del contexto es el punto de partida de nuestro sistema integrado. En este sentido, en AMBICAL  consideramos todos los elementos que pueden influir en el desempeño de nuestro Sistema de Gestión, incluyendo externo, interno, cultural, social, tecnológico y, sin olvidar por supuesto, los requisitos legales. ¿Con qué enfoque? Con el de conocer en qué entorno se mueve nuestra organización y qué parte de ese entorno nos afecta para conseguir la consecución satisfactoria de nuestros objetivos.

Desde AMBICAL proyectos consideramos tanto los factores internos como externos que puedan ejercer influencia sobre nuestra organización.

En este punto nos facilitó la tarea el hecho de que hace ya 8 años que implantamos una estrategia de RSE, con publicación anual de Memoria de Sostenibilidad, lo que nos llevó a la identificación de nuestros grupos de interés y al establecimiento, o más bien, mejora de canales de comunicación con ellos.

 

6.ABORDAMOS LA GESTIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES CON ENFOQUE SISTÉMICO

Si bien a lo largo de los años el enfoque hacia la mejora había estado presente en nuestro sistema, como una herramienta para abordar los riesgos a través de las acciones preventivas, no se abordaba de modo integrado y no disponíamos de una metodología que nos permitiera llevarlo a cabo de manera sistemática.

Por ello, desarrollamos una herramienta que nos permite identificar los riesgos y oportunidades asociados a cada uno de nuestros procesos, teniendo en consideración las medidas preventivas implantadas, y evaluarlos en función de la relevancia para las partes interesadas, la probabilidad y el impacto.

De esta forma, una vez identificados nuestros riesgos y oportunidades significativos establecimos para cada uno de ellos una estrategia para abordarlos. En este punto, fue crítico contar con la implicación de la alta dirección de la organización.

 

7.SIMPLIFICAMOS NUESTRA ESTRUCTURA DE SOPORTE DOCUMENTAL

Las anteriores versiones ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 presentaban una estructura muy diferente, lo cual implicaba ciertas dificultades a la hora de su integración. Cada vez son más las organizaciones certificadas en alguna de las normas ISO lo que lleva a la Organización Internacional de Estandarización (ISO) a realizar una revisión de la estructura de las normas con el objetivo de su armonización. A raíz de las revisiones se les ha proporcionado una estructura común, texto, términos y definiciones comunes. 

La aplicación de la nueva estructura agiliza y facilita la integración de las diferentes normas en una misma organización, sirviendo de esqueleto para todas ellas.

Con la adaptación de la estructura de alto nivel (HLS) se obtiene un Sistema de Gestión que establece un marco general de funcionamiento, dentro del cual se puedan integrar las especificaciones de las demás normas ISO.

Si bien en AMBICAL siempre hemos contado con un Sistema de Gestión que integraba los requisitos de ambas normas, la estructura común de las nuevas normas nos ha facilitado la visión global de los requisitos, de manera que hemos adaptado nuestro sistema para que la trazabilidad entre normas resulte más sencilla, agilizando la identificación de requisitos.Como consecuencia de todo ello, el soporte documental de nuestras actividades ha quedado simplificado, accesible y alineado con las necesidades del servicio a nuestros Clientes.

 

8.EVALUAMOS SI NUESTRA GESTIÓN POR PROCESOS ESTÁ CONTROLADA CON LOS INDICADORES ACTUALES Y MEJORAMOS Y REDEFINIMOS LOS MISMOS

Con los resultados obtenidos del análisis de riesgos que realizamos valoramos la necesidad de definir nuevos indicadores que nos permitieran tener bajo control los riesgos identificados. De esta manera, los indicadores fueron objeto de revisión, haciendo un análisis en profundidad con el fin de actualizarlos y mejorarlos.

 

9.ADEMÁS, CONSIDERAMOS DESDE LA PERSPECTIVA DE CICLO DE VIDA LOS ASPECTOS AMBIENTALES DE NUESTRAS ACTIVIDADES, PROCESOS Y SERVICIOS

En AMBICAL no solo tomamos conciencia de la importancia de tener en cuenta todas las etapas del ciclo de vida de nuestros productos o servicios si no que también desarrollamos nuestro sistema de gestión para hacer frente a todos los riesgos potenciales para el medio ambiente durante todo el ciclo de vida de los mismos.
En este punto nos facilitó la tarea el hecho de que desde hace 10 años disponemos de un Sistema EMAS verificado externamente, por lo que la identificación de aspectos ambientales ya había considerado, en gran parte, esta perspectiva.

La transición hacia estas nuevas versiones del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental en AMBICAL es un paso más en nuestro firme compromiso con la continua aportación de mejoras y de información permanentemente actualizada.

El análisis en profundidad de las normas y sus novedades, la formación de nuestros consultores y equipos y el hecho de haberlo puesto en práctica en nuestra propia organización nos da la experiencia y capacitación necesaria para ayudar a otras organizaciones a una transición exitosa.

 

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2018-01-27T18:51:27+01:00 © AMBICAL, todos los derechos reservados. 19 marzo 2017|

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